Tome Nota: La Importancia de las Notas

Era el primer día que Marty Clarke viajó con su nuevo jefe, y después de siete llamadas, Clarke estaba seguro que estaba impresionándolo. “Basado en mi cálculo conservador yo iba muy bien,” recuerda él. Clarke esperaba que su jefe estuviera maravillado, pero en lugar de halagar las habilidades de Clarke con el cliente su jefe lo condujo a una tienda de comestibles y le entregó una libreta. “Si vuelve a ir a otra cita sin tomar notas lo despediré inmediatamente,” recuerda Clarke que le dijo su jefe. “Pensé que era El Vendedor Bárbaro, y el tuvo que enseñarme Ventas 101.”

Aunque tomar notas es una habilidad básica de las ventas, muchos vendedores prefieren improvisar y confiar en su memoria, o asumen que otros apuntarán la información pertinente. “El instinto del vendedor es decir: bueno, me acordaré.” Pero no tomar notas es una estupidez, dice Clarke, autor de Communication Land Mines! 18 Communication Catastrophes and How to Avoid Them (Liberty Publishing Group, 2003). Si está visitando a 10 clientes por semana es imposible que en el curso de un año se acuerde de todos los detalles de más de 500 citas. “Después de la cita sus notas lo son todo,” dice él, enfatizando que aunque usted tenga una excelente memoria, “por respeto a la persona del otro lado del escritorio, usted tiene que tomar notas.”

Estas son las recomendaciones de Clarke para sacar el mayor provecho de sus notas:

Tome notas, no escriba un dictado. Tomar notas significa apuntar la información pertinente, no crear una trascripción palabra por palabra de lo que el cliente dijo. Escriba las cosas importantes, tales como fechas de entrega, asuntos con un signo de dólar en frente, nombres de contactos, información personal que el cliente comparta con usted y así sucesivamente, e ignore el resto. Aunque usted sea un experto en taquigrafía, no trate de escribirlo todo, dice Clarke. “Eso solo pondrá nervioso al cliente.”

Inspire confianza. Pedirle una pluma al cliente no habla muy bien de su credibilidad, tampoco garabatear notas con lápiz labial dentro de una caja de fósforos o en un sobre. Busque una manera profesional de tomar y contener sus notas, ya sea en un cuaderno o en un portafolio de cuero o con alta tecnología en una computadora portátil o un PDA.

Consulte sus registros. Las notas no valen mucho si no las pone a trabajar. Después de una llamada, transfiera fechas importantes a su calendario, y digite información importante en su sistema de administración de contactos. Luego use sus notas para refrescar su memoria antes de la siguiente llamada de ventas.

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