Cómo escribir bien

By Heather Baldwin

Prueba rápida: Usted necesita transmitir un mensaje rápido a un cliente y no lo localiza por teléfono. ¿Qué haría? Es fácil responder, ¿verdad? Envía un email. Es ágil y sencillo. Usted escribe dos o tres líneas para comunicar su mensaje, presiona “enviar” y en un segundo está listo.

Ése es justamente el problema, dice Joy Van Skiver, Presidenta de The Writing Exchange, empresa especialista en redacción comercial que ha ofrecido sus servicios durante más de dos décadas (www.writingexchange.com). Los emails se han convertido en algo tan rápido y omnipresente, dice, que los vendedores tienden a cometer errores que pueden dañar sus carreras y sus ventas. Aquí, dice Van Skiver, describimos seis de los errores más comunes que los vendedores cometen y cómo evitar dichos errores.

1. Demasiada información. Los profesionales de ventas están tan acostumbrados a contar historias irresistibles para hacer que los clientes compren, que tienden a hacer lo mismo con los emails. Con un email, sin embargo, se necesita ir directo al grano. Nadie desea leer demasiado contexto, ni tiene tiempo para ello, dice Van Skiver, así que escriba la información más importante en el primer párrafo. Si los destinatarios sólo leen ese párrafo, la información clave les llega de todas formas.

2. Demasiados emails. Van Skiver ha conocido recientemente a alguien que recibe 200 emails comerciales todos los días, y no es el único. Muchísimos empresarios son bombardeados diariamente con emails. Cuanta más alta es la posición jerárquica, más probabilidades tiene de ser bombardeado. Si usted es culpable de contribuir a dicho bombardeo entonces sus emails van a ser borrados con un golpe de tecla, así que asegúrese de enviar lo que sea absolutamente necesario.

3. Una mala e-reputación. Todos desarrollamos una reputación en virtud de los emails que enviamos. Piense acerca de los emails que recibe. Según el remitente del mensaje, usted lo abre, lo deja para luego porque sabe que ese remitente siempre divaga, o lo borra porque ése que escribe jamás envía algo importante. Ahora piense en lo que usted envía. “Cuando las personas ven su nombre, ¿deciden no abrirlo porque sus emails llevan mucho tiempo para leer? o ¿quieren leerlo porque sus emails siempre son concisos?” pregunta Van Skiver. Cada vez que envíe un email piense en cómo éste afectará su e-reputación.

4. Mala imagen visual. Si usted presta atención a la apariencia visual de sus emails, éstos van a ser más atractivos para leer, dice Van Skiver. Redacte párrafos con un máximo de seis líneas, nunca envíe un único bloque de texto sólido, inserte interlineado entre cada párrafo, ordene en listas con viñetas cuando sea oportuno y utilice encabezados para separar los contenidos. Si en verdad usted tiene que enviar mucha información, hágalo en un archivo adjunto. En el cuerpo del mensaje, informe al lector respecto al contenido del adjunto, así éste podrá decidir si lo abre o no.

5. Demasiado general. Las líneas del asunto del mensaje o de la introducción, especialmente en emails de vendedores, tienden a ser genéricas y aburridas, dice Van Skiver. “La introducción más común que producen los vendedores es: Gracias por dedicar su tiempo para nuestra reunión”, dice. ¡Qué aburrido! En lugar de eso sea específico: Gracias por explicar sus metas para el trimestre venidero. O: Gracias por comentarme acerca de sus prioridades para su nuevo sistema CRM. Ese tipo de introducción específica logra dos cosas. Primero, le dice al lector que usted lo estuvo escuchando y segundo, establece directamente el punto en cuestión. Lo mismo se aplica a las líneas del asunto. En lugar de escribir algo general como ‘Fondos de Inversiones’, sea específico: La información comparativa de Fondos de Inversiones que usted solicitó.

6. Demasiados errores. Ya escuchó esto antes, pero es bueno reiterar: Antes de presionar enviar, tómese un momento para leer lo que escribió, edite su mensaje. “Los vendedores se manejan con tal aceleración que olvidan que sus emails permanecen en la red mucho tiempo después de enviados”, dice Van Skiver. Los emails con errores tipográficos o con tono agresivo que envía hoy, terminan mañana en manos de un decisor clave. De hecho, cuando está escribiendo un email importante, si está cansado o de mal humor, es buena idea dejar en blanco la dirección de envío hasta el final para no enviar el email por error en mitad de la oración. “Los viernes de tarde tiendo a cometer más errores así que dejo el espacio de dirección en blanco”, dice Van Skiver. “Sólo cuando el email está terminado y totalmente editado es que completo el espacio de dirección, y lo envío.”