Cómo Manejar el Exceso de Información

Ser más productivo en el trabajo no es sólo cuestión de administrarse el tiempo, afirma Laura Stack, consultora, conferencista y autora del libro Leave the Office Earlier (Random House, 2004). “No es suficiente con administrarse el tiempo. Ser productivo implica muchas cosas diferentes”, expresa la especialista. Tiene relación con cuánto la persona se concentra, cómo maneja las interrupciones, su estado general de salud y sus niveles de estrés. “Quiero que las personas reflexionen y observen todos los factores que influyen en la cantidad de cosas que pueden hacer en el día.”

Stack sostiene que uno de los principales desafíos para que el personal sea más productivo es el tratamiento de la información, especialmente en papel. Afirma que incluso en nuestra sociedad electrónica, el personal de ventas se ve inundado de papeles: tarjetas de presentación, folletos de ventas, planillas con datos, notas, etc. Stack ofrece a sus clientes su sistema de administración de la información de las 6 D. “Cada papel, cada idea que uno tiene en la cabeza, cada e-mail, cada mensaje de voz, cada fax son simples fragmentos de información y hay solamente seis cosas que se pueden hacer con dicha información”. Las siguientes son las seis cosas que se pueden hacer, según Stack:

Descartar – Deshacerse de todo. Stack recuerda a aquellos que acumulan papeles que casi todo es sustituible y que un archivo formado por pilas de papeles probablemente no sirva para encontrar lo que guardaron.

Delegar – Pasar el asunto a la persona que corresponda lo antes posible.

Dedicarse – Si usted puede hacerse cargo del asunto en seguida, hágalo y luego déle curso para quitarlo de la vista. Stack propone la siguiente regla general: Si el asunto se puede resolver en menos de cinco minutos, hágalo inmediatamente.

Datar – Si no tiene tiempo para tomar medidas inmediatamente, póngale fecha y colóquelo en un archivo tipo fuelle.

Despejar el escritorio – Coloque en un archivador la información o los artículos de referencia de un proyecto que no pueda tirar, delegar o atender en el momento, recomienda Stack.

Desechar – La mejor manera de tratar la información innecesaria es impedir que llegue. Bórrese de las listas de distribución de correo electrónico insubstanciales y reduzca el correo no deseado, los catálogos y las revistas que no le interesan.

Si bien es posible que no pueda hacerlo inmediatamente, cuando conduce o en el viaje de ida o vuelta de alguna reunión, Stack igual tiene una solución. En vez de dejar que los papeles, panfletos y recibos se amontonen en el automóvil, dice, acostúmbrese a sacar todo del auto todos los días. Use una Pendaflex u otra carpeta para poner todo el papelerío y llevarlo del auto a su casa. “Descargue todos los días”, dice. “El secreto está en hacerlo sistemáticamente.”

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