Cómo pedalear (hacia atrás) como Lance

Uno de sus representantes de ventas le pide que lea algunas cartas que había reunido, escritas por nuevos clientes. Luego su jefe le pregunta si le importaría suplantarlo en una reunión, y su esposa también lo llama para que lleve a los niños al dentista a última hora del día siguiente. Usted siempre bien dispuesto, el que va a todos lados, acepta con entusiasmo todos los pedidos. Pero cuando se sienta y enfrenta la pila de papeles y los plazos en su escritorio, tiene el sentimiento de que se comprometió de más. ¿Qué puede hacer ahora?

Ahora se sienta con lápiz y papel, y escribe una lista de todas las cosas pendientes, dice Donald Wetmore, Presidente de The Productivity Institute, especialistas en administración del tiempo y en productividad personal (www.balancetime.com). Haga una lista de todas las cosas que debe hacer y las que quiere hacer, junto con los plazos para cada una y la cantidad de tiempo estimado para cumplir con cada una. Luego organice en su agenda el tiempo para llevarlas a cabo, como cualquier otra cita. Si usted ha dejado espacios en su agenda, sabe dónde puede empezar a colocar las tareas opcionales, las cosas que le han solicitado que haga pero que no están entre ‘lo que debe o quiere hacer’. Si usted sabe cuándo puede programar las tareas, también sabrá cuándo puede completar realmente los proyectos.

Pero, ¿qué sucede cuando organiza el tiempo para cumplir con todas las tareas de su agenda y no le queda tiempo libre? O lo que es peor, ¿qué ocurre cuando ve que no puede siquiera incluir todos los ítems de su lista? Entonces, llegó el momento de tomar el teléfono y llamar a las personas con las cuales se comprometió para un proyecto que no está en su agenda de tareas ‘debo o quiero hacer’, dice Wetmore. “Use el teléfono – o véalos personalmente si así se comunica usted con ellos – y diga básicamente: “Cometí un error. Me comprometí con usted y no puedo cumplir. Surgieron cosas que no pude anticipar y usted no va a obtener lo que le prometí”, dice. Asuma la responsabilidad de que usted no hará lo que prometió y ofrezca inmediatamente una solución. Por ejemplo, usted puede ofrecer que cumplirá con la solicitud en un plazo de tres días en lugar de uno. O puede sugerir pedir ayuda a alguien más del equipo. O tal vez usted pueda ofrecer nombres de personas que estén igualmente calificadas para cumplir con el pedido y sugerir a la persona que los contacte. Diga lo que diga, es esencial que ofrezca una solución si necesita echarse atrás en un compromiso que había asumido. También, es esencial que lo haga lo antes posible para dar a la otra persona tiempo a reaccionar.

Por último, usted puede asegurarse de no caer en la trampa de comprometerse de más en el futuro si mantiene una agenda, registra las nuevas tareas y los plazos a medida que surgen y programa el tiempo para completarlas. De esa manera cuando una colega le pida que corrija un informe, usted será capaz de mirar su agenda y mostrarle, porque tendrá todo registrado, que usted podría hacerlo pero no antes del jueves de mañana. Si ella le dice que está bien, puede decir “sí” y estar tranquilo de que no está comprometiéndose de más. Si lo necesita para antes de esa fecha, usted tiene los argumentos para responder que lamenta no poder ayudarla esta vez, y sin sentirse culpable.