Sr. Jefe, me gustaría presentarle a…eh…esta persona.

¡Qué cosa con esos detalles! ¿Verdad? Usted ha hecho horas de investigación y ha pasado semanas tratando de conseguir una cita con alguien clave en la toma de decisiones – y luego usted arruina todo cuando se lo presenta a su jefe. O un amigo le presenta a un cliente probable con gran potencial en una concurrida reunión social y usted inmediatamente olvida su nombre. Este tipo de errores pueden arruinar todo un esfuerzo de ventas; por ello es tan importante perfeccionar sus habilidades de etiqueta como lo es practicar una presentación de ventas.

“La etiqueta en los negocios no es una serie de fórmulas aburridas para aprender de memoria”, dicen Susan Bixler y Nancy Nix-Rice, autoras de The New Professional Image [La Nueva Imagen Profesional] (Adams Media, 2005). “En lugar de eso, es el arte del aplomo y la amabilidad con el resultado de que los demás se sientan cómodos por la forma que usted actúa”. Aquí hay algunos de los desafíos más comunes del comportamiento de etiqueta en los negocios y sugerencias para superarlos.

Presentaciones. En ventas, la oportunidad de presentarse a sí mismo y a otros puede darse casi a diario. Aquí está la primera regla que debe saber: Primero diga el nombre de la persona a quien desea demostrar el mayor respeto u honor. Por ejemplo: Sr. Director, quiero presentarle a Joe Smith, nuestro vendedor asociado más reciente. Joe, este es nuestro Director Ejecutivo. La persona con el cargo más alto siempre es digno del máximo respeto, con una excepción: Los clientes y los probables clientes siempre reciben mayor respeto que cualquiera que pertenezca a la compañía, incluso el Director Ejecutivo.

¿Qué pasa con esos momentos tan inoportunos donde necesita presentarse y no se acuerda del nombre de alguien, o cuando resulta obvio que no recuerdan su nombre? En el segundo caso, simplemente vuélvase a presentar y añada una corta aclaración para ayudar a recordar a la otra persona: Soy Todd Rowland de Ace Insurance. Nos conocimos en la reunión de la Cámara la semana pasada. En el primer caso – alguien se une a la conversación y usted no puede recordar su nombre – simplemente discúlpese directamente diciendo algo así: Recuerdo perfectamente que nos conocimos en la conferencia el mes pasado, pero disculpe, se me olvidó su nombre. Soy Sam Jones y él es Hal Johnson. Usted parecerá desconsiderado si trata de pasarlo por alto y no hacer la presentación, dicen Bixler y Nix-Rice.

Recordar los nombres. Por supuesto, mejor que volver a presentarse con disimulo es recordar los nombres en primer lugar. Aquí hay tres consejos de Bixler y Nix-Rice para que usted pueda mejorar su memoria de nombres:

1. Asegúrese de haber escuchado el nombre correctamente. Cuando el Sr. ‘HablaRaro’ se presente, pídale una aclaración o pregúntele cómo se escribe. “La persona se va a sentir halagada de que usted se preocupe de tener claro su nombre”, dicen las autoras. Al dedicar tiempo a aprender el nombre de la persona, es más probable que más tarde lo recuerde.

2. Tan rápido como sea posible luego de escucharlo, elabore una imagen mental o un juego de palabras que pueda asociar con ese nombre. Por ejemplo: Esmeralda: piedra preciosa y verde; Rick: las riquezas de Rick que es muy rico; Alejandro: el Grande, el griego Alejandro Magno; Victoria: reina de Inglaterra y batalla ganada.

3. Luego use el nombre de la persona “naturalmente en toda la conversación, pero no tan a menudo que parezca el estereotipo de un vendedor de autos usados”, dicen Bixler y Nix-Rice.

Pequeña charla. El término pequeña charla es engañoso porque su efecto en el marco de los negocios puede estar lejos de ser algo pequeño, dicen las autoras. “La conversación es un medio poderoso para construir relaciones cordiales y productivas”, observan, “a pesar de ello muchas personas evitan situaciones de sociabilidad en los negocios porque temen no tener nada que decir”. En verdad, aquellos que se destacan en la pequeña charla no son demasiado astutos, logran hacer hablar a las personas a través de preguntas que incitan al análisis, a intercambiar opiniones o hablar de sus antecedentes. Por ejemplo, preguntarle a alguien dónde vive generalmente lleva a una respuesta casi de monosílabo. Para generar una charla, pregunte en cambio: ¿Cómo fue que se instaló en esa zona? ¿Qué opina de la emisión de bonos del distrito escolar en esa zona? Entonces la próxima vez que se encuentre en una situación donde es apropiada una pequeña charla, olvídese de usted y concéntrese en averiguar sobre quienes comparten la reunión. Cuando usted está verdaderamente interesado y cautivado con los pensamientos y opiniones de sus interlocutores, usted encontrará oportunidades de una pequeña charla que sean disfrutables y gratificantes.